إدارة المشتريات… كل ما تحتاج معرفته عنها مع دوسو 

‍

يعتبر نجاح الشركات أمراً في غاية الأهمية في ظل المنافسة التي تتعرض لها، وتُعد إدارة المشتريات عنصراً فعالاً للنجاح التجاري وتحقيق التنافسية في سوق الأعمال.  

‍

هل ترغب في معرفة ما هي إدارة المشتريات؟ هل تسعى للحصول على كافة المميزات التي تقدمها الإدارة الجيدة للمشتريات؟

‍

في هذا المقال سنقدم لك ما ترغب بمعرفته عن إدارة المشتريات إذ سنعرض لك :

• ما هي إدارة المشتريات؟
• ما هي مهام إدارة المشتريات؟
• ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
• ما هي سياسات إدارة المشتريات؟
• كيف تساعدني أنظمة دوسو السحابية في إدارة المشتريات؟

‍

ما هي إدارة المشتريات؟

‍

تعرف إدارة المشتريات بأنها عملية التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة على جميع جوانب عملية الشراء والتوريد في إطار المؤسسة، كما تهدف إلى ضمان توفر الموارد والمواد والخدمات اللازمة للمؤسسة بأعلى جودة ممكنة وبأقل تكلفة ممكنة.

كما تشمل مهام إدارة المشتريات التعرف على احتياجات المؤسسة من المواد والخدمات، وتحديد الموردين المحتملين، وتقييمهم واختيار الأفضل من بينهم، بالإضافة إلى إجراء المفاوضات والتفاوض على العقود والشروط التجارية، وإصدار الطلبات ومتابعة التسليمات والمدفوعات.

‍

وبالتالي تعتبر عملية ضبط المشتريات والحصول على أفضل عروض بأقل تكلفة من أكثر مهام أدارة المشتريات إذ أنها توفر على الشركة الكثير من المال المهدور على المشتريات التي تتم بشكل عشوائي غير مخطط له.

‍

ما هي مهام إدارة المشتريات؟

‍

تتضح أهمية إدارة المشتريات من خلال المهام الكثيرة التي تقوم بها، وإليك بعض المهام الرئيسية لإدارة المشتريات:

‍

1- تحليل احتياجات المشتريات

تتضمن هذه المهمة فهم احتياجات ومتطلبات المؤسسة من المواد والمنتجات والخدمات، كما يتم تحليل الكميات المطلوبة والمواصفات التقنية والمالية المرتبطة بهذه المواد أو الخدمات.

‍

2- البحث عن الموردين واختيار الأفضل 

تضمن هذه المهمة البحث عن موردين محتملين والذين يمكنهم تلبية احتياجات المؤسسة، إذ يتم تقييم الموردين بناءً على معايير مثل الجودة، والتكلفة، والتوافر، والمصداقية، وبعد إجراء التقييم يتم اختيار الموردين الأفضل الذين يتوافقون مع متطلبات المؤسسة.

‍

3- المفاوضات وإدارة العقود

يتضمن هذا الجانب التفاوض مع الموردين للحصول على شروط مثالية للشركة وأسعار تنافسية، ويتم توضيح الشروط والمواصفات في العقود الموقعة بين المؤسسة والموردين، وتتضمن العقود القوانين والشروط التجارية وأي اتفاقيات خاصة.

‍

4- إدارة المخزون

يشمل ذلك التخطيط والرقابة على المخزون المتاح، إذ يجب تقييم الكميات المطلوبة وضمان توافر المواد والمنتجات بالكميات المناسبة وفي الوقت المناسب لتجنب النقص أو الفائض في المخزون.

‍

5- ضمان جودة المشتريات

يتطلب ذلك التحقق من جودة المواد والمنتجات المشتراة من خلال إجراءات فحص الجودة والمراقبة، كما يمكن أن تشمل هذه الإجراءات فحص العينات، واختبارات المختبر، ومعايير الجودة المحددة للمنتجات.

‍

6- إدارة سلسلة التوريد

تشمل هذه المهمة تنسيق ورصد تدفق المواد والسلع والخدمات من الموردين إلى المؤسسة بشكل فعّال، ويتضمن ذلك تتبع الشحنات، وجدولة التسليمات، وإدارة التوزيع والنقل.

‍

7- إدارة علاقات الموردين

تتضمن بناء علاقات قوية ومثمرة مع الموردين، إذ يتعين تطوير علاقات استراتيجية طويلة الأمد للحصول على توريد مستدام وموثوق به، وبالتالي تحقيق التعاون في التطوير والابتكار وتحسين العمليات.

‍

8- تقييم الأداء وتحليل البيانات

يتطلب ذلك تقييم أداء المؤسسة للمشتريات وتحليل البيانات ذات الصلة، ويتم مراقبة الأداء العام لعملية الشراء من حيث الكفاءة والفعالية والتكلفة، كما يجب استخدام تحليل البيانات لتحديد الفرص الأفضل من أجل تحسين عمليات الشراء وتوفير التكاليف وتحسين الأداء العام.

‍

9- إدارة المخاطر

تشمل هذه المهمة تحليل وتقييم المخاطر المحتملة المتعلقة بعملية الشراء وتطبيق استراتيجيات للتعامل معها، إذ  يمكن أن تشمل المخاطر تأخر التسليم، أوانقطاع الموردين، أوتغيرات في الأسعار.

‍

10- تحقيق التوفيرات

يعد تحقيق التوفيرات جزءاً هاماً من مهام إدارة المشتريات، كما يتعين على فريق المشتريات العمل على تفعيل استراتيجيات التوفير والحصول على أفضل العروض بأحسن الشروط من الموردين.

‍

وهنا يجب ملاحظة أن المهام قد تختلف بناءً على حجم ونشاط المؤسسة، إذ يمكن لإدارة المشتريات أن تشمل مهام إضافية حسب الاحتياجات الخاصة بكل منظمة.

‍

ما هي أهداف إدارة المشتريات؟ 

‍

مما سبق نجد أن المهام التي تقوم بها إدارة المشتريات تصبح أهدافاً إذا تم إنجازها بشكل دقيق وسنذكر لك بعض هذه الأهداف:

‍

1- ضمان جودة المشتريات

يعتبر الحصول على منتجات ذات جودة عالية من أهم أهداف إدارة المشتريات، ويكون ذلك من خلال تحديد معايير الجودة ومراقبة جودة المنتجات وتقديم الدعم للموردين في تحسين جودة المنتجات المقدمة، أي الحصول على أجود المنتجات دون أي عيوب وبأقل التكاليف. 

‍

2-ضمان توافر المواد والمنتجات

تهدف إدارة المشتريات إلى ضمان توفر المواد والمنتجات الضرورية لعمل المؤسسة بشكل مستمر، وتقوم بذلك من خلال تحديد المواد المطلوبة وتحديد الموردين الموثوقين وإدارة سلسلة التوريد بشكل فعال لتأمين احتياجات المؤسسة.

‍

3- تحقيق التوفيرات المالية

يهدف فريق إدارة المشتريات لتحقيق توفيرات مالية من خلال التفاوض على الأسعار والشروط المفضلة مع الموردين، وتحقيق كفاءة في استخدام الموارد المالية المتاحة، ليقوم بالنهاية بتنفيذ عملية الشراء بأفضل وفرة اقتصادية.

‍

ما هي سياسات إدارة المشتريات؟

‍

تعرف سياسات إدارة المشتريات بأنها مجموعة من التوجيهات والإجراءات التي تحدد كيفية تنظيم وتنفيذ عمليات المشتريات في المؤسسة، وتهدف هذه السياسات إلى تحقيق أهداف المشتريات بطريقة دقيقة وفعالة، كما تضمن الامتثال للمعايير والمبادئ القانونية والأخلاقية.

‍

وتتضمن سياسات إدارة المشتريات عادةً ما يلي:

‍

1- سياسة اختيار الموردين

تحدد هذه السياسة الطرق والإجراءات اللازمة لاختيار الموردين وتقييمهم، بما في ذلك تحديد المعايير والمتطلبات التي يجب تلبيتها، وعمليات الترشيح والتقييم والمراجعة المستمرة للموردين المحتملين.

‍

2- سياسة عملية الشراء

تحدد هذه السياسة الإجراءات والخطوات اللازمة لعملية الشراء من تحديد الاحتياجات وتحليل السوق، إلى عملية التفاوض واستلام المواد أو الخدمات المشتراة، كما تشمل أيضاً ضوابط الموافقة والتوقيعات المطلوبة والتحقق من الجودة.

‍

3- سياسة إدارة المخاطر

تحدد هذه السياسة كيفية التعامل مع المخاطر المرتبطة بعمليات المشتريات، بما في ذلك تحليل المخاطر وتقييمها وتطبيق استراتيجيات للتخفيف منها، بالإضافة إلى توثيق العقود وضمان امتثال الموردين للمعايير القانونية والأخلاقية.

‍

4- سياسة الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية

تعكس هذه السياسة التزام المؤسسة بالمسؤولية الاجتماعية والاستدامة، وتشمل الاهتمام بالعوامل البيئية والاقتصادية والاجتماعية في عمليات الشراء، كما تشمل أيضاً تفضيل الموردين الذين يتبنون معايير الاستدامة والممارسات الأخلاقية.

‍

باختصار يتم تطبيق هذه السياسات لضمان التحكم الفعال في عمليات المشتريات، وتحقيق أفضل قيمة ممكنة للمؤسسة من خلال الحصول على المواد والخدمات المناسبة بأفضل سعر وجودة وفي الوقت المناسب.

‍

كيف تساعدني أنظمة دوسو السحابية في إدارة المشتريات؟

تساعدك أنظمة دوسو السحابية في إدارة العمليات المختلفة المتعلقة بإدارة الطلبات والمشتريات، ويكون ذلك من خلال:

‍

1- إدارة الطلبات (Indent Management)

•  يمكنك إنشاء طلبات الشراء الخاصة بك بواسطة دوسو وتتبعها بشكل إلكتروني.
•   يمكنك تعيين تفاصيل الطلبات مثل المنتجات المطلوبة والكميات والمواعيد المطلوبة، وتحديثها عند الحاجة.
•   يمكنك مراقبة حالة الطلبات وتتبع تقدمها من خلال لوحة التحكم الإلكترونية.

‍

2. إدارة طلبات تقديم العروض (RFP Management)

•  يمكنك إنشاء وإدارة عملية طلبات تقديم العروض (RFP) بواسطة أنظمة دوسو السحابية.
•   يمكنك تحديد متطلباتك بشكل واضح وإرسالها إلى الموردين المحتملين بشكل إلكتروني.
•   يمكنك تتبع استلام العروض وتقييمها ومقارنتها بسهولة.

‍

3. تقديم العروض (BID Submission)

•  تسهل لك أنظمة دوسو للمحاسبة الإلكترونية السحابية تقديم عروضك للمشاريع أو الصفقات المختلفة بشكل إلكتروني.
• يمكنك تنظيم وتوثيق عروضك وإرسالها بشكل آمن وموثوق.

‍

4. فتح العروض وتقييمها (Opening & Evaluation)

•   يمكنك استخدام دوسو لتسجيل وتوثيق جلسات فتح العروض وتقييمها.
•  يمكنك تخزين المستندات ذات الصلة بالعروض وتحليلها بواسطة الأدوات المحاسبية المتاحة في أنظمة دوسو.

‍

5. المزاد الإلكتروني (e-Auction)

•  تسمح لك أنظمة المحاسبة الإلكترونية السحابية من دوسو بتنظيم المزادات الإلكترونية لشراء المنتجات أو الخدمات.
•  يمكنك إنشاء وإدارة المزادات ومراقبة العروض وتحليلها بشكل سهل وفعال.

‍

6. اختيار المورد وإنهاء الإجراءات (Vendor Selection & Finalization)

•   توفر لك هذه الأنظمة الإلكترونية السحابية من دوسو معلومات شاملة حول الموردين المحتملين وأدائهم وتقييمهم .
•   يمكنك استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن اختيار الموردين وإنهاء الإجراءات.

‍

7. إدارة الموردين (Vendor Management)

•   يمكنك استخدام أنظمة دوسو للمحاسبة الإلكترونية السحابية لإدارة قاعدة بيانات الموردين بشكل مركزي.
•   يمكنك تسجيل وتحديث معلومات الموردين والتعاملات السابقة والعقود والمدفوعات والمستندات ذات الصلة.
•   يمكنك تقييم أداء الموردين ومتابعة مستوى الخدمة المقدمة وضمان التزامهم بالشروط المتفق عليها.

‍

8. إدارة العقود (Contract Management)

• تساعدك أنظمة دوسو للمحاسبة الإلكترونية السحابية في مراقبة وإدارة العقود المبرمة مع الموردين.
•  يمكنك تخزين العقود الرقمية والوثائق ذات الصلة وتتبع المواعيد الهامة والتزامات العقد.
•  يمكنك مراقبة أداء كل طرف والتنبؤ بتجديد العقود وتحقيق الفوائد المتوقعة من العقود.

‍

بالختام، تعد إدارة المشتريات جزءاً حيوياً من إدارة الأعمال الناجحة، حيث تساهم في تحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة والتوريد الفعال، مما يساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها وتحقيق التنافسية في السوق، تقدم لك أنظمة دوسو السحابية كل التسهيلات التي ترغب بها لإدارة المشتريات والعقود لأفضل طريقة. تعرف على أنظمة دوسو السحابية لتحقق نتائج أفضل.

‍